Umowa o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych jest zawierana przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracowników. Niezwykle ważnym jest, aby osoby uprawnione (potencjalni uczestnicy) otrzymały wszelkie niezbędne informacje o programie jeszcze przed samym zawarciem umowy. W celu umożliwienia im podjęcia świadomej decyzji dotyczącej uczestnictwa powinni oni posiadać wiedzę dotyczącą zasad i funkcjonowania PPK.
W styczniu 2021 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania pracowniczych planów kapitałowych. W tym procesie jedną ze stron są pracodawcy, którzy finansują część składek, są odpowiedzialni za uruchomienie PPK, a także wypełniają obowiązki informacyjne względem pracowników.
Kwestię tę reguluje art. 14 pkt 4 ustawy o PPK, który przewiduje że „przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK”.
Zgodnie z tym zapisem pracodawca nie ma obowiązku udzielenia osobom zatrudnionym informacji o PPK, jednak kierując się interesem pracowników może się na to zdecydować. Taki obowiązek ma natomiast instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie. Art. 14 pkt 5 ustawy o PPK mówi o konieczności udzielenia pracownikom podmiotu zatrudniającego informacji dotyczących m.in. warunków uczestnictwa, a także obowiązków i uprawnień pracodawcy. Najlepszym rozwiązaniem zapewniającym osobom uprawnionym kompleksową wiedzę dotyczącą PPK z pewnością będzie współpraca pracodawcy i wybranej instytucji finansowej w wypełnianiu obowiązku informacyjnego.
Liderzy rynku PPK wspomagają kampanie informacyjne na rozmaite sposoby. Wśród dostępnych materiałów znajdziemy ulotki, prezentacje, animacje, webcasty etc. Warto mieć na uwadze, że aktualnie, ze względu na reżim sanitarny, proces informacyjny prowadzony przez instytucje odbywa się głownie drogą elektroniczną, w sposób zdalny, dlatego istotną kwestią jest zweryfikowanie, jakimi narzędziami informacyjnymi dana instytucja dysponuje.
Zakres wsparcia dla pracodawcy może być różny w zależności od tego, jaką instytucję finansową wybierze dany podmiot. Kampania informacyjna prowadzona przy współpracy pracodawcy i instytucji finansowej daje możliwość właściwego wprowadzenia pracowników w temat PPK oraz uzupełnienia tych informacji o obowiązujące wewnętrznie terminy. Każdy pracodawca ma możliwość przejścia przez proces PPK w odpowiednim dla siebie czasie, dostosowanym do specyfiki prowadzonej przez siebie działalności. Oczywiście obowiązują terminy maksymalne, których nie można przekraczać. Z doświadczenia wiemy, że najlepszym rozwiązaniem jest uzgodnienie terminu kampanii pomiędzy pracodawcą i instytucją finansowa zarządzającą PPK. Takie ustalenia pozwalają na dopasowanie terminów do specyfiki jednostki i jednocześnie skorzystanie ze sprawdzonych rozwiązań, które Instytucje znają z wcześniejszych etapów wdrażania PPK.
Zakres informacji o PPK |
Przygotowując informację o PPK dla pracowników warto podkreślić, że: |
|
|
|
|
|
|
Osoby zatrudnione w wieku od 18-54 lat zapisywane są do PPK automatycznie. Natomiast w przypadku pracowników, którzy złożyli druk o rezygnacji z przystąpienia do tej formy oszczędzania należy pamiętać o przekazaniu informacji o procedurze ponownego zapisania do PPK. W praktyce, co 4 lata pracodawca będzie zobowiązany do przekazania informacji o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku. W sytuacji, gdy pracownik nie złoży ponownej deklaracji rezygnacji, pracodawca rozpocznie (w terminie od dnia 1 kwietnia tego roku) dokonywanie wpłat do PPK na rzecz takiej osoby.
Obowiązek ten jest powtarzany co 4 lata, liczone od momentu wejścia w życie Ustawy PPK. Najbliższy 4 letni okres minie w 2023 roku, termin ten jest jednakowy dla wszystkich pracodawców w kraju.
Działania związane z kampanią informacyjną powinny być prowadzone w sposób neutralny, bez prób wpływania na decyzje pracowników. Informację należy sformułować tak, aby nie zostać posądzonym o zniechęcanie do uczestnictwa w PPK, gdyż jest to karane wysoką grzywną (w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń) nakładaną na podmiot zatrudniający albo na osobę obowiązaną do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego. Dlatego warto skorzystać w tym zakresie z pomocy instytucji finansowej i jej materiałów informacyjnych o PPK, przygotowywanych pod kątem pracowników. Dobry partner wskaże odpowiednie rozwiązania dopasowane do potrzeb i możliwości pracodawcy.
Podsumowując, obowiązki informacyjne, które nakłada na pracodawcę ustawa o PPK są skupione wokół odpowiedniego przekazania podstawowej wiedzy o PPK pracownikom. Właściwe wsparcie instytucji finansowej zarządzającej PPK na tym etapie może okazać się bezcenne i mocno odciążyć pracodawcę. Zarówno dla pracodawcy jak i instytucji finansowej celem jest to, aby pracownicy byli świadomi swoich praw i możliwości związanych z PPK i na tej podstawie podjęli świadomą decyzję o uczestnictwie w PPK.
Sprawne wdrożenie PPK jest w dużej mierze uzależnione od wyboru odpowiedniej instytucji finansowej, która dopilnuje wszystkich aspektów związanych z tym procesem. Warto postawić na sprawdzonego i doświadczonego partnera, któremu zaufały największe firmy i jednostki sektora finansów publicznych. Taki partnerem może być PKO TFI, lider na rynku pracowniczych planów kapitałowych, który oferuje kompleksowe wsparcie swoim klientom na każdym etapie wdrażania PPK.
Barbara Charemsa
Menedżer ds. Programów Emerytalnych
PKO TFI lider rynku PPK w Polsce